une organisation efficaces des données , la fonction de listes déroulantes d'Excel offre une option efficace. L'ajout et la personnalisation des listes déroulantes dans Excel seront abordés en détail dans ce didacticiel pas à pas.
Que vous soyez un nouvel utilisateur ou un utilisateur chevronné, cet article s'efforce de simplifier la création de listes déroulantes dans Excel, de résoudre les problèmes courants et de proposer des techniques de dépannage utiles.
Comment ajouter une liste déroulante dans Microsoft Excel
L'ajout de menus déroulants est une fonctionnalité importante d'Excel, car il permet aux utilisateurs de limiter les entrées que les utilisateurs peuvent effectuer dans une cellule, ce qui rend la saisie des données plus rapide et plus précise.
Quelques étapes simples peuvent répondre à la création d'une liste déroulante dans Excel :
Étape 1 : Ouvrez le fichier Excel qui doit être modifié
Étape 2 : Allez dans "données" sur la barre d'outils puis cliquez sur " validation des données "
Étape 3 : Dans la boîte de dialogue, cliquez sur « paramètres »
Étape 4 : Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez "Liste"
Étape 5 : Sélectionnez la plage où vous souhaitez ajouter la liste déroulante et cliquez sur "Ok"
Avantages
Plus d'options de validation des données, y compris la possibilité de créer des listes déroulantes dépendantes.
Les listes déroulantes dans Excel peuvent être couplées à d'autres fonctionnalités telles que la mise en forme conditionnelle et les formules, ce qui facilite l'automatisation des tâches de traitement de données.
Excel permet aux utilisateurs de trier et de filtrer les données dans la liste déroulante elle-même, ce qui est avantageux pour les ensembles de données plus volumineux.
Les inconvénients
Problèmes de compatibilité avec d'autres logiciels ou versions d'Excel.
La courbe d'apprentissage d'Excel est plus abrupte que celle de WPS Office, et la fonctionnalité de liste déroulante ne fait pas exception.
Microsoft Excel est un programme premium qui peut être hors de portée pour certains utilisateurs.
Comment ajouter une liste déroulante dans WPS Office
Un package de productivité bureautique complet appelé WPS Office est livré avec des outils tels que Writer, Presentation et Spreadsheet. Semblable à Microsoft Excel, la fonction de feuille de calcul WPS Office permet aux utilisateurs de créer, modifier et analyser des données à l'aide de feuilles de calcul.
WPS Spreadsheet est un outil flexible pour une variété de tâches, des calculs simples à la modélisation complexe des données, grâce à des fonctionnalités telles que les formules, les graphiques, le tri des données et le filtrage.
WPS Spreadsheet permet également aux utilisateurs d'ajouter des listes déroulantes et de faciliter leurs tâches de saisie de données. En suivant quelques étapes, les utilisateurs peuvent facilement ajouter une liste déroulante :
Étape 1 : Lancez la feuille de calcul WPS et ouvrez la feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez ajouter une liste déroulante.
Étape 2 : Sélectionnez "données" dans la barre d'outils
Étape 3 : Cliquez sur "Valider"
Étape 4 : Dans la boîte de dialogue de validation, sélectionnez l'onglet "Paramètres" et cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner "Listes".
Étape 5 : Sélectionnez la plage où le menu déroulant est nécessaire et cliquez sur « OK » :
Avantages
WPS dispose d'une fonction de liste déroulante particulière qui est assez basique et permet un traitement rapide par lots.
Les listes déroulantes peuvent empêcher les erreurs de saisie qui pourraient entraîner des problèmes plus tard en limitant les alternatives disponibles pour l'utilisateur.
Étant donné que WPS Office est un programme gratuit, davantage d'utilisateurs peuvent profiter de cette fonctionnalité.
Les inconvénients
Les listes déroulantes ne sont pas le meilleur choix pour les écrans tactiles car il peut être difficile de sélectionner la bonne option avec votre doigt dans une petite liste.
Comment ajouter une liste déroulante dans Google Docs
Un traitement de texte en ligne gratuit fourni par Google s'appelle Google Docs. Les utilisateurs peuvent simplement créer, modifier et collaborer sur des documents avec cet outil. Il offre simplicité et accessibilité depuis n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet grâce à la collaboration en temps réel et au stockage dans le cloud.
L'ajout d'une liste déroulante sur Google Spreadsheets peut être simplifié en quelques étapes :
Étape 1 : Ouvrez Google Spreadsheet et sélectionnez le fichier à modifier.
Étape 2 : Cliquez sur l'onglet « Données » de la barre d'outils et sélectionnez « Validation des données ».
Étape 3 : Cliquez sur Ajouter une règle. Conseil de pro : assurez-vous que toutes les règles précédentes ont été supprimées pour éviter toute erreur
Étape 4 : Sélectionnez la plage.
Étape 5 : Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez "Liste déroulante"
Étape 6 : Entrez les valeurs pour le menu déroulant et cliquez sur "Terminé"
Avantages
Les listes déroulantes peuvent servir à standardiser la saisie des données en limitant les possibilités de l'utilisateur. Cela permet de s'assurer que les données sont saisies dans le même format à chaque fois.
Les listes déroulantes de Google Docs peuvent être personnalisées avec des valeurs et des couleurs uniques . Cela pourrait améliorer l'esthétique et la lisibilité de vos documents.
Les inconvénients
Le nombre d'options disponibles pour l'utilisateur est limité par des menus déroulants. Si l'utilisateur doit choisir une option qui ne figure pas dans la liste, il doit le faire manuellement.
Certains appareils mobiles peuvent ne pas afficher correctement les listes déroulantes, ce qui rend difficile pour les utilisateurs de choisir des alternatives.
Comment personnaliser la liste déroulante
Vous pouvez modifier la conception d'une liste déroulante pour lui donner un aspect différent en modifiant la police, la couleur et le style. Cette personnalisation améliore l'esthétique et garantit une continuité avec l'agencement de votre ouvrage.
Vous vous demandez comment les utilisateurs peuvent personnaliser leur liste déroulante ? Voici quelques étapes :
Étape 1 : Cliquez sur l'onglet "validation" et sélectionnez Saisie Message » dans la boîte de dialogue de validation.
Étape 2 : Les utilisateurs peuvent saisir un "Titre" pour indiquer aux autres quelle entrée peut être saisie dans la cellule
Étape 3 : Les utilisateurs peuvent également ajouter un message d'alerte d'erreur en cas d'entrée erronée.
Dépannage et conseils
Qu'est-ce que la validation des données Excel et l'onglet de configuration ?
La validation des données Excel est une fonctionnalité qui limite la saisie de l'utilisateur dans une feuille de calcul et est utilisée pour contrôler ce que les utilisateurs peuvent saisir dans une cellule. Il permet aux utilisateurs de dicter des règles spécifiques et d'afficher un message personnalisé si les utilisateurs tentent de saisir des données non valides. L'onglet Paramètres est l'endroit où les utilisateurs entrent les critères de validation, et il y a huit options disponibles pour valider l'entrée de l'utilisateur.
Erreurs courantes avec les listes déroulantes
Les listes déroulantes dans Excel peuvent parfois rencontrer des erreurs qui peuvent être problématiques pour les utiliser. Voici quelques problèmes courants avec les listes déroulantes :
Paramètres défectueux dans Excel : il s'agit de la raison la plus courante pour laquelle les listes déroulantes peuvent ne pas fonctionner dans Excel. Pour résoudre ce problème, les utilisateurs ferment puis rouvrent Excel ou réparent l'installation d'Excel.
Objets masqués : parfois, les objets sont masqués dans les paramètres avancés, ce qui fait que les valeurs ne sont pas affichées dans la liste déroulante. Pour résoudre ce problème, les utilisateurs peuvent visiter les paramètres d'affichage.
Entrées non valides autorisées : contrairement aux entrées valides, les entrées non valides sont parfois autorisées dans la liste déroulante. Pour résoudre ce problème, les utilisateurs peuvent modifier les critères de validation pour autoriser uniquement les entrées valides.
Classeur corrompu : Une autre raison pour laquelle la liste déroulante peut ne pas apparaître est si le classeur est corrompu. Pour résoudre le problème, les utilisateurs peuvent sélectionner le fichier à l'origine du problème et le réparer.
Flèches manquantes : Parfois, les flèches déroulantes ne sont pas visibles sur la feuille de calcul, même si des listes de validation des données ont été créées. Pour résoudre ce problème, les utilisateurs peuvent colorer les cellules ou ajouter un commentaire pour marquer les cellules contenant des listes de validation des données.
Liste déroulante dans la cellule non sélectionnée : si la case de la liste déroulante dans la cellule n'est pas cochée, la liste déroulante n'apparaîtra pas. Les utilisateurs peuvent s'assurer que la case est cochée pour résoudre ce problème.
En connaissant ces erreurs courantes et leurs solutions, les utilisateurs peuvent travailler plus efficacement avec les listes déroulantes dans Excel.
Trucs et astuces pour maîtriser les listes déroulantes dans Excel
Voici quelques trucs et astuces pour maîtriser les listes déroulantes dans Excel :
Utiliser la validation des données : la validation des données est un outil puissant qui permet aux utilisateurs de contrôler les données saisies dans une cellule. En utilisant la validation des données, les utilisateurs peuvent s'assurer que seules des données valides sont saisies dans la liste déroulante.
Créer une plage nommée : la création d'une plage nommée pour la liste des éléments dans la liste déroulante peut faciliter la gestion et la mise à jour de la liste.
Utiliser la mise en forme conditionnelle : la mise en forme conditionnelle peut être utilisée pour mettre en surbrillance les cellules contenant des données non valides ou pour rendre la liste déroulante plus attrayante visuellement.
Utiliser VLOOKUP : VLOOKUP est une fonction puissante qui peut être utilisée pour remplir des cellules en fonction de la sélection effectuée dans la liste déroulante.
Utiliser des plages dynamiques : les plages dynamiques peuvent être utilisées pour mettre à jour automatiquement la liste des éléments dans la liste déroulante en fonction des modifications apportées aux données.
Testez la liste déroulante : avant de partager la feuille de calcul avec d'autres personnes, il est important de tester la liste déroulante pour vous assurer qu'elle fonctionne comme prévu.
Ces trucs et astuces peuvent être très efficaces et efficients lorsque vous travaillez avec des listes déroulantes dans Excel et peuvent aider à rationaliser la saisie des données et à réduire les erreurs.
FAQ
1. Comment puis-je créer une liste déroulante avec des valeurs séparées par des virgules ?
La création d'une liste déroulante avec des valeurs séparées par des virgules sur la feuille de calcul WPS est très simple. Voici comment faire:
Étape 1 : Visitez la feuille de calcul WPS et sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez avoir une liste déroulante
Étape 2 : Dans la barre d'outils, recherchez l'onglet Données et sélectionnez « Validation »
Étape 3 : Une boîte de dialogue de validation des données apparaîtra, cliquez sur l'onglet Paramètres et sélectionnez la liste dans le menu déroulant .
Étape 4 : Dans la case "source", ajoutez vos entrées déroulantes manuellement avec des virgules. Par exemple , si le menu déroulant était pour le sexe, nous pouvons simplement ajouter "Masculin, Féminin, Préfère ne pas dire"
2. Puis-je modifier ma liste déroulante ?
La liste déroulante peut facilement être modifiée, voici 2 façons différentes de modifier une liste déroulante existante :
Méthode 1 : Cliquez sur la cellule avec la liste déroulante et revisitez les paramètres de validation des données, les utilisateurs peuvent facilement modifier la plage des menus déroulants.
Méthode 2 : Cliquez sur les cellules contenant vos valeurs de plage et modifiez manuellement leurs valeurs.
Résumé
La gestion des listes déroulantes peut être une tâche ardue, mais grâce à des outils de gestion de données conviviaux comme WPS Spreadsheet et autres, le processus est devenu beaucoup plus pratique.
Avec des interfaces interactives et des commandes faciles à utiliser, ajouter et personnaliser des listes déroulantes dans Excel, WPS Office et Google Docs n'a jamais été aussi facile. Que vous soyez un utilisateur débutant ou expérimenté, ces outils offrent la flexibilité et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour rationaliser la saisie et l' organisation de vos données .
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