Si vous êtes comme moi, vous avez passé des heures à créer cette feuille de calcul Excel, à nettoyer les données et à ajuster vos calculs, pour finalement réaliser qu'il n'est parfois pas idéal de partager un fichier XLSX modifiable. C'est là qu'intervient la conversion de votre XLSX en PDF. Le PDF est un format universellement reconnu et professionnel qui maintient la cohérence de vos données et préserve la structure et la mise en forme sur toutes les plateformes. Dans cet article, je vais vous montrer différentes méthodes pour convertir XLSX en PDF dans Excel, Google Sheets ou des logiciels tiers comme WPS Office. Suivez ces étapes simples avec des conseils constructifs pour vous lancer.
Pourquoi convertir XLSX en PDF ?
À première vue, il n'est pas évident de comprendre pourquoi quelqu'un aurait besoin de convertir un fichier XLSX en PDF. Mais si XLSX est très convivial avec ses fonctionnalités de données, le PDF présente de nombreux avantages lorsqu'il s'agit de partager vos feuilles de calcul avec ces caractéristiques :
Compatibilité universelle : Ils peuvent s'ouvrir facilement sur presque tous les appareils et évitent le dilemme possible des destinataires utilisant Excel ou aucune application similaire installée.
Préservation de la mise en forme : Avec les PDF, vous avez la garantie que jusqu'au nième système, la mise en page, les polices et le design restent intacts.
Sécurité et confidentialité : En convertissant votre fichier XLSX en PDF, vous assurez la sécurité. Personne ne peut modifier le contenu du document, ce qui est utile pour partager des données sensibles.
Convertir XLSX en PDF améliore le professionnalisme et la sécurité, que vous envoyiez un rapport à un collègue, soumettiez un état financier ou imprimiez simplement une version propre de votre travail.
Différentes méthodes pour convertir XLSX en PDF
Il existe plusieurs méthodes pour convertir un fichier XLSX en PDF, chacune ayant ses avantages. Cette section examinera les différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour la conversion. Ces méthodes sont simples à utiliser et vous permettront d'effectuer rapidement votre conversion. Voyons en détail comment fonctionne chaque option.
1. Convertir XLSX en PDF avec WPS Office
WPS Office est une bonne alternative si vous souhaitez convertir XLSX en PDF de manière plus robuste et sécurisée. Une suite bureautique complète et fonctionnelle comprenant un utilitaire de tableur, similaire à Excel à bien des égards, qui permet aux utilisateurs de convertir facilement leur feuille de calcul au format PDF. Voici comment procéder :
Étape 1 : Ouvrez votre fichier XLSX dans le Tableur WPS de la suite WPS Office.
Étape 2 : Nettoyez la mise en forme pour représenter vos données comme vous le souhaitez.
Étape 3 : Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sélectionnez Exporter en PDF dans la liste.
Étape 4 : Les paramètres PDF s'afficheront, où vous pourrez modifier la qualité du PDF, la taille de la page et l'orientation.
Étape 5 : Après avoir configuré ce que vous souhaitez, cliquez sur Exporter et choisissez où enregistrer votre nouveau fichier PDF.
Cependant, contrairement à Google Sheets, WPS Office dispose d'options de contrôle de mise en forme avancées et d'une suite bureautique entièrement intégrée. De plus, WPS Office est disponible sur plusieurs plateformes, telles que Windows, Mac, Android et iOS.
2. Utilisation de Microsoft Excel
Par défaut, les fichiers XLSX s'ouvrent dans Microsoft Excel. Il dispose d'une option intégrée pour enregistrer votre feuille de calcul au format PDF. Voici comment procéder:
Étape 1 : Tout d'abord, ouvrez votre fichier XLSX dans Microsoft Excel.
Étape 2 : Formatez votre feuille de calcul : Si ce n'est déjà fait, apportez les ajustements nécessaires à la mise en page, comme redimensionner les colonnes, ajuster les polices et ajouter des bordures à des fins de présentation.
Étape 3 : Une fois que votre feuille de calcul est exactement comme vous le souhaitez, cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez Enregistrer sous.
Étape 4 : Sélectionnez PDF dans le menu déroulant "Enregistrer sous type".
Étape 5 : Choisissez où enregistrer le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Excel propose également des options pour optimiser le PDF pour une impression standard ou une taille de fichier réduite. Vous pouvez même sélectionner des plages spécifiques de la feuille de calcul à convertir, ce qui le rend hautement personnalisable.
3. Utilisation de Google Sheets
Google Sheets est un autre excellent outil pour travailler avec des feuilles de calcul, surtout si vous avez besoin d'accéder à vos fichiers pour les modifier depuis n'importe quel endroit. Convertir un fichier XLSX en PDF ici n'est pas du tout difficile. Voici les étapes à suivre :
Étape 1 : Téléchargez votre fichier XLSX sur Google Drive.
Étape 2 : Ouvrez le fichier dans Google Sheets.
Étape 3 : Si nécessaire, formatez vos données pour une meilleure présentation.
Étape 4 : Appuyez sur l'option du menu Fichier >> Télécharger >> Document PDF.
Étape 5 : Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour vous permettre de modifier la taille de la page, les marges et l'orientation, entre autres,
Étape 6 : Dans cette fenêtre, vous pouvez tout modifier. Appuyez sur Exporter, et votre fichier XLSX sera converti en PDF.
Bien que gratuit, Google Sheets, basé sur le web, offre des options de formatage beaucoup plus limitées — du moins par rapport à Excel, en particulier pour les feuilles de calcul plus complexes.
Pourquoi WPS Office est la meilleure option pour convertir XLSX en PDF
Parmi les alternatives disponibles pour convertir XLSX en PDF, WPS Office est supérieur pour plusieurs raisons. Les voici :
1. Compatibilité multiplateforme
WPS Office s'intègre parfaitement sur toutes les principales plateformes. Cela signifie que vous pouvez convertir vos fichiers sans problème, que vous utilisiez un PC Windows, un Mac ou un appareil mobile.
2. Fonctionnalité avancée
WPS Office possède en effet de nombreuses fonctionnalités avancées qui vous aideront à perfectionner votre fichier XLSX avant la conversion. Vous pouvez ajuster les polices, les colonnes, les lignes et les options de mise en page. Vous pouvez même insérer des images, des graphiques et d'autres éléments pour enrichir votre feuille de calcul.
3. Sécurité et confidentialité
Contrairement à certains convertisseurs en ligne, WPS Office ne nécessite pas de télécharger vos fichiers sur des serveurs tiers. Cela signifie que vos données restent privées et sécurisées, en particulier pour les informations sensibles.
4. Fonctionnalités alimentées par l'IA
IA avancée les outils intégrés dans WPS Office alignent automatiquement la mise en page, les tailles de police et les espacements pour rendre votre tableau lisible et professionnel. L'IA aide également à optimiser votre document pour la conversion en PDF, réduisant ainsi les problèmes de formatage.
FAQ
1. Comment convertir un fichier XLSX en PDF sur mobile ?
Vous pouvez ouvrir votre fichier XLSX via une application Android ou iOS de WPS Office et le convertir en PDF. Les étapes sont similaires à celles sur ordinateur : ouvrir le fichier, le formater, puis sélectionner l'option pour l'exporter en PDF.
2. Comment convertir uniquement une plage spécifique de cellules en PDF ?
Oui, dans Excel et WPS Office, vous pouvez sélectionner plusieurs cellules et exporter uniquement votre sélection en PDF. C'est très utile lorsque vous n'avez pas besoin de convertir toute la feuille de calcul.
3. Existe-t-il un moyen gratuit de convertir XLSX en PDF ?
Bien sûr, Microsoft Excel et Google Sheets proposent des conversions gratuites de XLSX en PDF. De plus, bien que WPS Office permette une version gratuite pour créer des PDF, d'autres fonctionnalités avancées ne sont disponibles que dans sa version premium.
Résumé
Cet article a passé en revue plusieurs méthodes pour convertir des fichiers XLSX en PDF en utilisant Microsoft Excel, Google Sheets et WPS Office. Chacun présente des aspects positifs, mais WPS Office offre une interface excellente et des outils pratiques pour convertir des documents PDF. La conversion de documents PDF peut être rapide et facile avec une version bureau ou mobile de WPS Office. WPS Office prend en charge des fonctionnalités pilotées par l'IA, garantissant une fluidité totale, rendant les conversions de fichiers précises et sans problème, et permettant de gagner plus de temps pour augmenter la productivité globale.
