Conclure un e-mail est probablement plus difficile que de le commencer. Vous savez ce que vous voulez dire au destinataire, mais la façon dont vous terminez votre e-mail est très importante, car elle laisse une dernière impression et rappelle ce que vous attendez de cet e-mail. Dans cet article, je vais tout vous expliquer sur la manière de bien écrire un e-mail, avec une attention particulière sur la meilleure façon de conclure un e-mail.
Qu'est-ce qu'une Conclusion d'E-mail ?
Conclure un e-mail de manière efficace est en effet crucial car cela laisse une impression durable et peut influencer la façon dont votre message est perçu. Voici les aspects clés qui rendent les conclusions d'e-mails importantes :
Lignes de Conclusion :
Cela fait référence au résumé ou à la remarque finale que vous incluez à la fin de votre e-mail. C'est crucial car cela renforce votre message principal ou votre intention et laisse une impression durable au destinataire. Une ligne de conclusion bien rédigée peut résumer vos points clés, exprimer de la gratitude, ou fixer des attentes pour une action future.
Formule de Politesse :
La formule de politesse est le mot ou la phrase que vous utilisez juste avant votre nom dans un e-mail. Elle sert de manière polie et professionnelle pour conclure votre message. Les formules de politesse courantes incluent "Cordialement", "Sincèrement", "Meilleures salutations", "Merci", et des variantes de celles-ci. Choisir une formule appropriée dépend du ton et de la formalité de votre e-mail, ainsi que de votre relation avec le destinataire.
Signature :
Votre signature dans un e-mail inclut généralement votre nom, votre titre professionnel, vos coordonnées, et parfois des détails personnels supplémentaires comme le site web de votre entreprise ou vos profils sur les réseaux sociaux. Elle fournit un contexte essentiel sur qui vous êtes et comment le destinataire peut vous joindre s'il a besoin de plus d'informations ou souhaite répondre. Inclure une signature garantit la clarté et le professionnalisme dans vos communications par e-mail.
Conclusions d'E-mails Générales et Professionnelles [Formel]
Dans la communication professionnelle, savoir comment conclure un e-mail de manière polie et professionnelle est crucial. Une conclusion d'e-mail bien rédigée peut laisser une impression durable et définir le ton des futures interactions. En tant que personne ayant rédigé d'innombrables e-mails professionnels, je ne saurais trop insister sur l'importance de cet aspect souvent négligé de l'étiquette des e-mails. Dans cette section, je discuterai des différents aspects de la conclusion d'un e-mail, y compris des phrases de conclusion appropriées, des formules de politesse, et des considérations supplémentaires à garder à l'esprit.
Quand Écrit-on des E-mails Formels ?
Nous écrivons des e-mails formels dans des contextes professionnels ou lorsque nous communiquons avec des personnes que nous ne connaissons pas bien. Je me trouve à utiliser un ton formel dans plusieurs situations :
Candidatures à des emplois : Lors de l'envoi de lettres de motivation ou du suivi de candidatures, un ton formel est essentiel pour faire bonne impression.
Communications professionnelles : Que ce soit avec des clients, des partenaires potentiels, ou la direction, les e-mails formels aident à maintenir une image professionnelle.
Milieux académiques : Lors de correspondances avec des professeurs, des administrateurs, ou dans des discussions académiques, un ton formel est généralement attendu.
Demandes officielles ou plaintes : Lorsque vous contactez des organisations ou des bureaux gouvernementaux, un e-mail formel peut garantir que votre message est pris au sérieux.
Dans ces situations, savoir comment conclure un e-mail de manière professionnelle peut avoir un impact significatif sur la façon dont votre message est reçu. Je vérifie toujours ma conclusion pour m'assurer qu'elle est en adéquation avec le ton général de l'e-mail et qu'elle exprime le niveau de respect approprié.
Mais qu'est-ce qu'une bonne phrase de conclusion pour un e-mail ? Plus important encore, comment rédiger une conclusion d'e-mail efficace ? Cela peut être déroutant si vous ne connaissez pas l'objectif de votre e-mail et votre relation avec le destinataire.
Une bonne conclusion d'e-mail se compose d'une phrase de conclusion forte suivie d'une formule de politesse. Jetons un coup d'œil à quelques exemples de chaque élément pour comprendre comment ces deux éléments fonctionnent dans une conclusion d'e-mail.
Les 5 Meilleures Lignes de Conclusion
Pour conclure un e-mail professionnellement, je m'assure toujours d'inclure une phrase de conclusion qui résume le point principal ou incite à la prochaine action. Voyons les 5 meilleures lignes de conclusion pour les e-mails formels :
"Veuillez me tenir informé..."
Cette phrase de conclusion est excellente lorsque vous demandez des mises à jour ou une communication continue. Par exemple :
"Veuillez me tenir informé de tout développement concernant le calendrier du projet."
Cette phrase demande poliment au destinataire de rester en contact et de partager des informations pertinentes, ce qui est particulièrement utile dans les relations professionnelles ou projets en cours.
"Je vous serais reconnaissant si..."
Cette phrase est une manière courtoise de faire une demande ou d'exprimer de la gratitude. Par exemple :
"Je vous serais reconnaissant si vous pouviez examiner le document joint et me faire part de vos commentaires d'ici vendredi."
Cette phrase de conclusion indique clairement ce que vous attendez du destinataire tout en maintenant un ton poli et professionnel.
"Je vous remercie de votre considération."
C'est une manière polyvalente et respectueuse d'exprimer de la gratitude, particulièrement utile lorsque vous faites une demande ou postulez à un poste. Par exemple :
"Je vous remercie de votre considération. Je me réjouis de l'opportunité de discuter plus en détail de mes qualifications."
Cette phrase de conclusion montre de la reconnaissance pour le temps et l'attention du destinataire, ce qui peut laisser une impression positive.
"J'attends avec impatience de vos nouvelles."
Cette phrase de conclusion exprime l'anticipation d'une communication future et peut inciter doucement à une réponse. Par exemple :
"J'attends avec impatience de vos nouvelles concernant les prochaines étapes du processus de candidature."
Cette phrase indique votre intérêt pour la poursuite de la conversation et peut être particulièrement efficace dans les e-mails de suivi ou après des entretiens.
"N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus d'informations."
Cette phrase de conclusion offre de l'assistance et ouvre la porte à une communication supplémentaire. Par exemple :
"N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus d'informations sur ma proposition."
Cette phrase montre votre volonté de fournir plus de détails ou des clarifications, ce qui peut être utile dans des situations professionnelles complexes.
Les 5 Meilleures Formules de Politesse
Après la phrase de conclusion, j'utilise une formule de politesse formelle. Voici quelques-unes de mes options préférées :
Cordialement
Sincèrement
Meilleures salutations
Respectueusement
Yours truly (équivalent de "Yours truly" en anglais, utilisé pour conclure les lettres formelles en anglais)
Ces formules de politesse sont appropriées pour la plupart des situations formelles. Elles expriment du respect et du professionnalisme sans être trop familières. Le choix entre elles dépend souvent du contexte spécifique et de votre relation avec le destinataire.
Voyons comment ces formules de politesse pourraient être utilisées dans différentes occasions formelles :
Lettre de motivation :
"Je vous remercie d'avoir pris en compte ma candidature. Je me réjouis de l'opportunité de discuter de la manière dont mes compétences correspondent à vos besoins.
Sincèrement,
[Votre Nom]"
Invitation :
"Nous espérons que vous pourrez nous rejoindre pour cet événement important. Veuillez répondre avant le [date].
Meilleures salutations,
[Votre Nom]"
Lettre de recommandation :
"Je recommande vivement [Nom] pour le poste. N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus d'informations.
Yours truly,
[Votre Nom]"
Proposition commerciale :
"J'attends avec impatience de discuter plus en détail de cette proposition à votre convenance.
Respectueusement,
[Votre Nom]"
Suivi après un entretien :
"Je vous remercie encore de m'avoir consacré du temps. Je suis enthousiaste à l'idée de rejoindre votre équipe.
Cordialement,
[Votre Nom]"
Conseils et Astuces pour Écrire une Conclusion d'E-mail Formelle :
Lorsque je rédige des conclusions d'e-mails formelles, je garde toujours ces conseils à l'esprit :
Adaptez le ton à la situation : Considérez l'objectif de votre email et votre relation avec le destinataire. Une candidature à un emploi pourrait nécessiter une conclusion différente de celle d'une communication professionnelle courante.
Utilisez une phrase de clôture professionnelle : Avant votre formule de politesse, incluez une phrase qui résume votre point principal ou indique la prochaine étape.
Choisissez une formule de politesse appropriée : Optez pour des options classiques et professionnelles comme "Cordialement", "Bien à vous" ou "Respectueusement". Évitez les formules trop familières ou décontractées dans les contextes formels.
Incluez votre nom complet : Dans les milieux professionnels, il est préférable de signer avec votre nom complet plutôt qu'avec votre prénom seulement.
Ajoutez vos coordonnées : Incluez votre titre de poste, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone, et toute autre information de contact pertinente sous votre nom.
Relisez soigneusement : Des erreurs dans la conclusion de votre email peuvent laisser une mauvaise impression finale. Relisez toujours pour vérifier qu'il n'y a pas de fautes de frappe ou de problèmes de formatage.
Conclusion d'email personnalisée et décontractée [Informel]
Pour ce qui est de la communication informelle, savoir comment terminer un email de manière amicale et détendue peut aider à renforcer vos relations personnelles et professionnelles. À mon avis, des conclusions d'emails décontractées peuvent rendre vos messages plus authentiques et accessibles, ce qui est souvent apprécié dans les contextes moins formels.
Quand écrivons-nous des emails informels ?
Nous écrivons généralement des emails informels lorsque nous communiquons avec des personnes que nous connaissons bien et avec lesquelles nous avons une relation confortable. Cela inclut :
Les membres de la famille et les amis proches
Les collègues de longue date ou les amis au travail
Les membres de clubs sociaux ou d'intérêts
Les membres d'une équipe dans un environnement de travail détendu
Dans ces situations, un ton plus décontracté est non seulement approprié mais souvent attendu. Cela aide à maintenir la chaleur et la familiarité de votre relation, même dans la communication écrite.
5 conclusions décontractées recommandées
Voyons maintenant quelques conclusions décontractées recommandées pour les emails informels :
Merci !
Cette formule de politesse simple et amicale est idéale lorsque vous exprimez de la gratitude ou demandez une faveur. Par exemple :
"Pourrais-tu m'envoyer cette recette quand tu auras le temps ? Merci !"
À bientôt
Cette conclusion optimiste est populaire en anglais britannique et américain. Elle est décontractée mais pas trop familière, ce qui la rend polyvalente pour diverses relations :
"J'ai hâte de te retrouver pour un café la semaine prochaine. À bientôt !"
Prends soin de toi
Cette conclusion montre que vous vous souciez du bien-être du destinataire. Elle est particulièrement bonne pour terminer les conversations sur une note chaleureuse :
"J'espère que tu te sentiras mieux bientôt. Prends soin de toi !"
On se parle bientôt
Cette conclusion décontractée implique une conversation continue et fonctionne bien avec des personnes avec qui vous communiquez régulièrement :
"C'est tout pour le moment. On se parle bientôt !"
Amitiés
C'est une version abrégée de "Bien amicalement" ou "Meilleures amitiés". C'est légèrement plus formel que les autres, ce qui le rend adapté à des situations qui se situent entre décontracté et professionnel :
"Dis-moi ce que tu penses de la proposition.
Amitiés,
[Votre nom]"
Conseils et astuces pour écrire une conclusion d'email informelle :
Voici quelques points à garder à l'esprit lorsque vous rédigez une conclusion d'email informelle :
Utilisez des phrases de clôture amicales : Avant votre formule de politesse, vous pouvez inclure une touche personnelle comme "J'espère que tu passeras un excellent week-end !" ou "Transmets mes amitiés à la famille !"
Optez pour des formules de politesse décontractées : N'hésitez pas à utiliser des options plus détendues comme "À bientôt", "Prends soin de toi", ou même simplement "Merci !"
Utilisez les prénoms : Dans la plupart des situations informelles, signer avec votre prénom seul est tout à fait correct.
Adaptez-vous au style du destinataire : Faites attention à la manière dont l'autre personne termine ses emails et envisagez de refléter son niveau de décontraction.
Soyez conscient du contexte : Même dans les situations informelles, considérez le contenu de votre email. Si vous discutez d'un sujet sérieux, votre conclusion devrait en tenir compte.
Utiliser WPS AI pour parfaire votre email
WPS Office propose une gamme d'outils qui facilitent la rédaction d'emails de manière plus professionnelle. Que vous soyez novice en rédaction d'emails ou que vous cherchiez simplement à gagner du temps, WPS Office dispose de fonctionnalités conçues pour vous aider.
Modèles prêts à l'emploi :
Avec WPS Office, vous pouvez accéder à une sélection diversifiée de modèles d'email pré-conçus, adaptés à divers besoins tels que les candidatures à un emploi ou les mises à jour clients. Ces modèles sont minutieusement élaborés pour offrir un format structuré qui améliore la clarté et l'efficacité de vos emails. Que vous vous adressiez à des employeurs potentiels ou que vous teniez des clients informés, ces modèles simplifient le processus, garantissant que vos communications sont soignées et percutantes.
Vérification de la grammaire et de la syntaxe :
WPS Office propose des outils avancés qui vont au-delà de la simple vérification orthographique. Il vérifie méticuleusement la grammaire et la syntaxe, vous aidant à éliminer les erreurs et à maintenir une clarté professionnelle dans vos emails. Cela garantit que vos messages sont non seulement sans erreur mais qu'ils transmettent également vos pensées de manière claire et professionnelle.
Assistance intelligente alimentée par l'IA :
Grâce à une technologie d'IA de pointe, WPS Office offre une assistance intelligente pour rédiger des emails rapidement. La fonctionnalité d'IA suggère des améliorations à vos brouillons d'email, aidant à affiner votre message pour qu'il soit concis, cohérent et conforme aux normes professionnelles. Que vous soyez pressé par le temps ou que vous cherchiez à améliorer la qualité de votre communication, l'IA de WPS Office garantit que vos emails sont efficaces et laissent une impression positive.
FAQ
1. Quelle est une manière sincère de terminer un email ?
Terminer un email de manière sincère implique d'utiliser une phrase de clôture qui encourage l'engagement et exprime de la reconnaissance. Voici quatre approches efficaces :
Tenez-moi au courant : Si vous souhaitez une communication continue sur un projet, indiquez-le clairement. Cela montre que vous valorisez les contributions du destinataire.
Exprimez de la gratitude : Remercier le destinataire pour son soutien aide à renforcer votre relation. Reconnaître ses efforts futurs est également bénéfique, mais faites attention à ne pas en présumer trop.
Demandez des informations spécifiques : Si vous avez besoin d'une réponse directe, formuler votre demande sous forme de question peut souligner votre besoin de leur contribution.
Invitez des retours : Encourager le destinataire à partager ses réflexions montre que vous valorisez son point de vue et favorise la collaboration.
2. Quelles erreurs faut-il éviter lors de la conclusion d'un email ?
Dans la communication par email professionnelle, il est essentiel d'éviter certaines erreurs qui peuvent diminuer votre crédibilité. Voici des points importants à considérer :
Formules de politesse trop informelles : Soyez prudent lorsque vous utilisez des formules de politesse décontractées. Cela inclut les phrases excessivement affectueuses, le jargon, ou simplement votre nom ou un tiret avant celui-ci.
Pas de formule de politesse ni de signature : Inclure une formule de politesse et votre nom est important dans la plupart des emails professionnels, même dans les conversations en cours. Ne pas les inclure peut sembler impoli.
Signature par défaut de l'email : De nombreux programmes de messagerie créent une signature par défaut qui inclut souvent le dispositif ou le système d'exploitation utilisé. Ces informations sont généralement inutiles et peuvent suggérer un manque d'effort de votre part. Personnalisez votre signature avec des informations pertinentes au lieu d'utiliser la signature par défaut.
Laissez une impression durable avec votre email
Tout au long de ma carrière en tant qu'écrivain, j'ai écrit de nombreux e-mails et collaboré largement avec des éditeurs. J'ai appris les nuances pour bien terminer un e-mail, en veillant à ce que chaque message laisse une impression durable. J'ai partagé des conseils complets pour maîtriser cet aspect crucial de la communication et pour savoir comment terminer un e-mail.
Rappelez-vous, avec WPS Office à portée de main, vous pouvez améliorer vos fins d'e-mails à un niveau supérieur. Que vous clôturiez une présentation, fassiez un suivi d'un projet, ou remerciiez un client, WPS Office vous offre les outils nécessaires pour créer une conclusion phénoménale. Téléchargez WPS Office aujourd'hui et voyez comment cela peut vous aider à laisser une impression durable à vos destinataires.
