J'ai souvent remis en question la sécurité des outils que nous utilisons pour gérer des données et des documents confidentiels. Un faux pas peut entraîner des changements de politique ou des problèmes juridiques, ce qui représente un risque sérieux. Ayant souvent eu affaire à des informations sensibles, j'ai réalisé qu'il était temps d'approfondir la question et de voir si les plateformes sur lesquelles nous comptons sont réellement aussi fiables qu'elles le prétendent.
Dans cet article, je vais vous présenter les meilleures pratiques pour partager des documents sensibles dans Google Docs sans vous soucier des fuites d'informations. Je partagerai également des conseils essentiels pour garantir que vos données restent entièrement privées et sécurisées.
Partager des documents avec des personnes ou des groupes spécifiques
Google Docs est un outil Web exceptionnel qui simplifie considérablement le partage de fichiers. Vous pouvez envoyer des documents par e-mail ou même par SMS : il vous suffit de partager le lien du fichier. Que vous l'envoyiez à un groupe ou à une personne, vous avez un contrôle total sur les personnes qui ont accès au document. Vous pouvez facilement gérer les autorisations, en permettant à des personnes spécifiques de consulter, de commenter ou de modifier.
Un conseil pour vous
Lorsque vous partagez des informations sensibles ou confidentielles avec un groupe, il est important de tenir compte du compte que vous utilisez. Il est conseillé de toujours utiliser votre compte personnel lorsque vous traitez des documents très sensibles. Si vous partagez des informations avec un identifiant d'entreprise ou d'école, vous risquez d'accorder par inadvertance à d'autres personnes (comme des administrateurs) l'accès à votre document, ce qui peut compromettre la confidentialité. Cette simple précaution permet de garantir que vos données restent protégées au sein du groupe concerné.
Limiter l'accès
Dans Google Docs, vous pouvez facilement contrôler l'accès à votre document en ajoutant les adresses e-mail des personnes autorisées à y accéder. En tant que propriétaire et éditeur du document, vous êtes entièrement responsable de la gestion des personnes autorisées à consulter, commenter ou modifier le fichier.
Cela vous permet de protéger votre document en garantissant que seules les bonnes personnes y ont accès, tout en gardant le contrôle sur les informations sensibles. C'est un moyen simple mais efficace de partager des documents en toute sécurité .
Étape 1 : Dans Google Docs, cliquez sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit de votre écran.
Étape 2 : une fenêtre de partage apparaît. Dans le champ de texte, saisissez l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le document.
Étape 3 : déterminez le niveau d'accès du destinataire. Utilisez le menu déroulant pour lui attribuer le statut de lecteur, d'éditeur ou de commentateur , en fonction de l'accès que vous souhaitez lui accorder.
Étape 4 : Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un message personnalisé pour fournir des instructions ou un contexte pour le document que vous partagez.
Étape 5 : après avoir défini les autorisations, cliquez sur l' icône « Lien » pour copier le lien partageable ou appuyez sur « Envoyer » pour envoyer directement le document par courrier électronique.
Empêcher l'impression, l'édition et le copier-coller
Vous pouvez également définir des niveaux d'accès spécifiques pour chaque personne, en les désignant comme spectateur ou commentateur. Ces deux options empêchent la modification, le copier-coller et même l'impression, garantissant ainsi que votre document reste inchangé et sécurisé.
Étape 1 : pour commencer le partage dans Google Docs, cliquez sur le bouton « Partager » situé dans le coin supérieur droit de l'écran.
Étape 2 : la fenêtre de partage de Google Docs s'affiche. Saisissez simplement l'adresse e-mail de la personne à laquelle vous souhaitez donner accès dans le champ e-mail.
Étape 3 : Après avoir saisi l'e-mail, vous pouvez désormais sélectionner le niveau d'accès dans le menu déroulant. Vous avez le choix entre trois options :
Visionneuse : cela permet aux autres de visualiser uniquement le document sans apporter de modifications.
Éditeur : cela accorde des droits d'édition complets à toute personne disposant du lien, lui permettant de modifier le document.
Commentateur : Cela permet aux autres de laisser des commentaires, ce qui peut être utile pour recueillir des commentaires sur votre travail.
Étape 4 : après avoir sélectionné le niveau d’accès, cliquez sur l’ icône « Paramètres » pour implémenter des contrôles de partage supplémentaires.
Étape 5 : Dans les paramètres, vous avez le choix entre deux autres options :
Option 1 : permet à ceux qui disposent d' un accès « Éditeur » d'ajuster les autorisations de partage.
Option 2 : permet aux personnes disposant d' un accès « Lecteur » ou « Commentateur » de télécharger, d'imprimer ou de copier le document.
Étape 6 : une fois que vous avez pris vos décisions sur les niveaux d'accès, cliquez sur « Copier le lien » pour le partager avec d'autres ou cliquez sur « Terminé » pour quitter la boîte de dialogue de partage.
En tant que spectateur, l'utilisateur peut uniquement lire le contenu, tandis qu'en tant que commentateur, il peut fournir des commentaires sans modifier le texte d'origine. Ce contrôle vous donne la possibilité de partager votre travail pour révision ou contribution sans risquer de modifications indésirables.
Ajouter une date d'expiration
Une autre fonctionnalité utile est la possibilité de définir une date d'expiration pour l'accès. Cela vous permet de partager votre document avec quelqu'un pendant une période spécifique, après laquelle le document devient inaccessible pour cette personne. C'est un excellent moyen de garder le contrôle sur les informations sensibles, en garantissant qu'après le délai défini, vous seul avez à nouveau accès au document.
Étape 1 : Dans la boîte de dialogue de partage, saisissez l’adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez envoyer votre document.
Étape 2 : Ensuite, cliquez sur le menu déroulant et choisissez l’ option « Ajouter une expiration » .
Étape 3 : une date et une heure s'affichent sous le champ de courrier électronique. Ajustez la date et l'heure en fonction de la durée pendant laquelle vous souhaitez accorder l'accès.
Étape 4 : Enfin, cliquez sur « Envoyer » pour partager le document par e-mail, ou sélectionnez « Copier le lien » pour distribuer le fichier via un lien.
Il convient toutefois de noter que la définition d'une date d'expiration pour l'accès aux documents n'est disponible que pour les comptes professionnels ou scolaires. Si vous utilisez un compte Google personnel, cette fonctionnalité peut ne pas être disponible.
Par conséquent, si vous prévoyez de partager un élément confidentiel et devez limiter l'accès à un laps de temps spécifique, assurez-vous d'utiliser le compte approprié. Si vous tentez de le faire avec un compte personnel, cela ne fonctionnera pas et le document risque de rester accessible au-delà de la période prévue.
Protection des documents par mot de passe
Pour protéger vos documents sensibles, la protection par mot de passe est une solution fiable. Cependant, Google Docs ne propose pas de cryptage de mot de passe intégré pour ses fichiers. Par conséquent, si vous souhaitez ajouter une couche de sécurité supplémentaire, vous devrez prendre quelques mesures supplémentaires.
Télécharger votre document Google au format PDF
Tout d’abord, nous devons télécharger notre document Google que nous souhaitons protéger par mot de passe pour le rendre plus sécurisé.
Étape 1 : Cliquez simplement sur le menu « Fichier » puis sur le bouton « Télécharger » .
Étape 2 : Cliquez maintenant sur « Document PDF (.pdf) » pour télécharger une version PDF de votre document Google.
Sécuriser votre PDF avec un mot de passe
Une fois le document Google téléchargé, nous pouvons maintenant crypter et définir un mot de passe pour notre PDF à l'aide de WPS Office, un logiciel complet sur lequel vous pouvez compter. Voici les étapes à suivre :
Étape 1 : ouvrez le fichier PDF dans WPS Office et accédez à l' onglet « Protéger » .
Étape 2 : Dans le ruban Protéger, cliquez sur l’ option « Crypter » pour crypter votre fichier PDF.
Étape 3 : Définissez un mot de passe pour le PDF, puis cliquez sur « Confirmer ».
Téléchargement de votre PDF protégé par mot de passe sur Google Drive
J'ai donc maintenant mon document Google, que j'ai téléchargé au format PDF, et j'ai défini un mot de passe à l'aide de WPS Office pour protéger mon PDF. La dernière étape consiste à télécharger le PDF protégé par mot de passe sur Google Drive pour un accès plus facile.
Étape 1 : Dans votre navigateur, accédez à Google Drive.
Étape 2 : Vous pouvez simplement faire glisser et déposer votre fichier PDF pour le télécharger. Vous pouvez également télécharger le PDF en cliquant sur « Nouveau » puis en sélectionnant « Téléchargement de fichier » pour télécharger votre fichier PDF.
Une fois le document ouvert sur Google Drive, vous ne pouvez plus accéder au PDF sans mot de passe.
Vous pouvez également éviter tous ces tracas et choisir WPS Office, où vos documents sont sécurisés et protégés. Avec de nombreuses fonctionnalités de sécurité à votre disposition, WPS Office vous permet d'améliorer la sécurité de vos documents sans effort. Que vous ayez besoin de crypter vos fichiers, d'ajouter des filigranes ou de restreindre les modifications, WPS Office est là pour vous.
Le moyen le plus efficace et le plus simple de partager en toute sécurité : utiliser WPS Office
WPS Office est ma suite bureautique préférée pour de nombreuses raisons, mais l'une des plus importantes est sa sécurité sans compromis. Elle offre plusieurs fonctionnalités de sécurité sur lesquelles je me suis appuyé à maintes reprises, ce qui m'a toujours donné l'esprit tranquille, en particulier lorsque je manipule des documents contenant des informations sensibles ou confidentielles.
WPS Office vous permet de partager des documents facilement et surtout en toute sécurité. Que vous collaboriez avec une équipe ou que vous envoyiez un fichier privé, vous pouvez être sûr que vos données sont bien protégées. De plus, son téléchargement et son utilisation sont entièrement gratuits, ce qui en fait une excellente alternative aux logiciels bureautiques coûteux.
Du chiffrement à l'accès restreint, WPS Office garantit la sécurité de vos documents à chaque étape du processus. Que vous travailliez sur votre ordinateur de bureau ou sur votre appareil mobile, le partage de fichiers importants n'a jamais été aussi simple et sécurisé.
Partager des documents en ligne
WPS Office est connu pour être une excellente suite bureautique hors ligne , vous offrant un accès complet aux fonctionnalités de productivité sans avoir besoin d'une connexion Internet. Cependant, il brille également lorsqu'il est utilisé en ligne , offrant une expérience de partage de documents transparente. Voici comment vous pouvez partager des documents en ligne en toute sécurité à l'aide de WPS Office :
Étape 1 : Commencez par ouvrir le document que vous êtes prêt à partager, puis recherchez et cliquez sur le bouton « Partager » situé dans le coin supérieur droit de votre écran.
Étape 2 : WPS Office propose une gamme d'options de partage, mais concentrons-nous sur la fonctionnalité « Partager en tant que lien ». Cela vous permet de distribuer vos documents en ligne sans effort.
Étape 3 : Dans le champ « Toute personne disposant du lien », vous aurez le pouvoir de déterminer qui aura accès à votre document. Vous souhaitez autoriser d'autres personnes à le modifier ? Choisissez simplement « Modifier » dans le menu déroulant. Vous préférez le verrouiller pour le consulter uniquement ? Passez à « Afficher » pour restreindre l'accès en conséquence.
Étape 4 : si vous souhaitez ajouter une couche de sécurité supplémentaire, activez l'option permettant de désactiver les téléchargements, afin que votre document reste en ligne et ne soit pas enregistré ailleurs.
Étape 5 : Vous pouvez également définir une date d’expiration pour votre lien, vous pouvez contrôler la durée de partage, garantissant ainsi que votre document n’est accessible qu’aussi longtemps que nécessaire, parfait pour les projets urgents !
Partage de documents hors ligne
La version en ligne de WPS Office propose un ensemble de fonctionnalités de sécurité qui vous permettent de partager ou de stocker des documents en toute tranquillité d'esprit. Ce qui rend WPS encore meilleur, c'est qu'il s'adresse à tout le monde , que vous utilisiez la suite en ligne ou hors ligne.
Pour les utilisateurs hors ligne , WPS Office ne fait pas non plus de compromis sur la sécurité. En fait, il offre une protection tout aussi robuste avec encore plus de fonctionnalités parmi lesquelles choisir, notamment le cryptage, la protection par mot de passe et la limitation des modifications. De cette façon, peu importe comment et où je travaille, mes documents restent toujours en sécurité. Laissez-moi vous donner un aperçu de la façon dont WPS Office assure la sécurité de mes documents.
Restreindre la modification dans le fichier
L'une des premières mesures que je prends lorsque je partage un document est de restreindre les droits de modification. Avec WPS Office, je peux facilement limiter les personnes autorisées à modifier le document. Cela est particulièrement utile lorsque je partage quelque chose qui doit être visualisé mais pas modifié, comme des contrats ou des versions finales de rapports. De cette façon, j'ai un contrôle total sur l'intégrité du document. C'est ainsi que vous pouvez restreindre les modifications dans le fichier dans WPS Office.
Étape 1 : Commencez par ouvrir le document que vous souhaitez partager dans WPS Office.
Étape 2 : Accédez à l’ onglet « Révision » dans WPS Writer et cliquez sur le bouton « Restreindre la modification » situé dans la barre d’outils.
Dès que vous cliquez dessus, un nouveau panneau apparaît sur le côté droit de votre écran. Vous avez désormais le contrôle. Vous disposez de deux options puissantes pour protéger votre document :
Limiter la mise en forme : cette fonctionnalité vous permet de verrouiller des styles spécifiques, garantissant que, par exemple, personne ne peut modifier vos titres soigneusement formatés.
Appliquer la protection : c'est là que la vraie magie opère ! Vous pouvez renforcer la sécurité en :
Rendre le document en lecture seule, afin qu'aucune modification indésirable ne puisse s'y glisser.
Activer le suivi des modifications, vous permettant de réviser et d'approuver chaque modification.
Autoriser les commentaires sans altérer le contenu original.
Permettre le remplissage de formulaires tout en gardant le reste de votre document intouchable.
Étape 3 : choisissez le niveau de protection qui correspond à vos besoins.
Conseil de pro : WPS Office vous demandera de définir un mot de passe pour verrouiller ces paramètres, garantissant ainsi que vous seul contrôlez l'utilisation de votre document.
Avec la modification restreinte activée, vous pouvez partager votre document en toute confiance, sachant que votre contenu est aussi sécurisé que vous le souhaitez. Pas de modifications indésirables, pas de surprises : juste la tranquillité d'esprit !
Crypter le fichier
WPS Office va encore plus loin en matière de sécurité des documents grâce à sa fonction de cryptage de fichiers , qui garantit la protection de vos données sensibles. Cette fonction intégrée vous permet de crypter vos fichiers directement dans la suite WPS Office, ajoutant ainsi une couche de sécurité supplémentaire qui empêche tout accès non autorisé.
Étape 1 : Créez un nouveau document sur WPS Office et cliquez sur « Menu » , dans le coin supérieur gauche de l’interface WPS.
Étape 2 : Recherchez « Cryptage de documents » dans la liste et accédez à « Cryptage » dans le menu déroulant.
Étape 3 : La fenêtre de cryptage apparaît et vous permet de définir un mot de passe pour la visualisation et la modification du document. Vous pouvez également conserver des mots de passe différents pour chacun.
Étape 4 : pour des options de cryptage plus avancées, faites défiler vers la droite et cliquez sur le bouton « Avancé » .
Étape 5 : Sélectionnez « OK » après avoir choisi le type de cryptage que vous préférez .
Étape 6 : sélectionnez toute autre fonctionnalité de confidentialité pour votre document, comme masquer votre identité.
Étape 7 : Cliquez sur « OK » après avoir confirmé vos options de cryptage de document .
Cette fonctionnalité vous offre une tranquillité d'esprit, notamment lors de la gestion de rapports confidentiels, de contrats ou de tout autre document sensible. WPS Office facilite la protection de vos documents et garantit que votre travail reste privé et sécurisé.
Convertir en PDF avec des restrictions
Les PDF sont souvent l'un des formats les plus sûrs pour le partage de documents, mais ils ne sont pas totalement invulnérables à toute exploitation. Cependant, en employant des mesures de protection spécifiques, vous pouvez améliorer considérablement la sécurité de vos documents PDF. De cette façon, ils restent protégés contre les accès et les modifications non autorisés. En mettant en œuvre des fonctionnalités telles que la protection par mot de passe, le cryptage et les restrictions d'autorisation, vous pouvez vous assurer que vos précieuses informations sont bien protégées et accessibles uniquement à ceux qui en ont vraiment besoin. N'oubliez pas que même si aucun format n'est totalement infaillible, ces mesures peuvent vous apporter une tranquillité d'esprit lorsque vous partagez votre contenu sensible.
Exporter au format PDF
Avec une simple exportation, votre document devient beaucoup plus sécurisé. Les PDF sont plus difficiles à modifier que d'autres formats de documents, ce qui les rend idéaux pour partager des informations importantes.
Étape 1 : Commencez par ouvrir votre document Word dans WPS Office.
Étape 2 : Ensuite, cliquez sur le bouton « Menu » situé dans le coin supérieur gauche de WPS Writer et choisissez l' option « Exporter au format PDF » dans la liste déroulante.
Étape 3 : une boîte de dialogue Exporter au format PDF s'affiche. Vous pouvez y personnaliser des options telles que l'emplacement du fichier et la plage de pages avant de continuer.
Étape 4 : Une fois les ajustements souhaités effectués, cliquez sur « Exporter » pour terminer la conversion.
Demander une protection par mot de passe
La fonction « Protéger » de WPS PDF va encore plus loin en vous permettant de définir un mot de passe propriétaire sur vos PDF, ce qui limite l'impression et la copie. Pour activer cette fonction, sélectionnez l'option « Protéger » dans WPS Office et assurez-vous que les autorisations d'impression et de copie sont désactivées. Cela garantit que même si quelqu'un peut consulter votre PDF, il ne pourra pas le dupliquer ou l'imprimer sans votre approbation.
Étape 1 : ouvrez le fichier PDF nouvellement converti à l’aide de WPS PDF.
Étape 2 : Accédez à l’ onglet « Protéger » , puis choisissez « Crypter » parmi les options disponibles dans la section Protéger.
Étape 3 : Dans la fenêtre « Crypter » , vous aurez deux options de mot de passe pour sécuriser votre document :
Définissez un mot de passe d'ouverture : cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent afficher le PDF, car toute personne essayant de l'ouvrir aura besoin du mot de passe.
Définissez un mot de passe pour l'édition et l'extraction : cela restreint l'accès à des actions telles que l'impression, la copie ou les modifications, vous donnant ainsi plus de contrôle sur la manière dont le contenu est partagé.
Étape 4 : Après avoir configuré votre mot de passe, cliquez sur « Confirmer » pour verrouiller les paramètres de cryptage.
Remarque : assurez-vous de stocker le mot de passe en toute sécurité, car il ne peut pas être récupéré en raison de la politique de WPS Office qui consiste à ne pas stocker les mots de passe des utilisateurs pour une sécurité renforcée.
Étape 5 : Maintenant, fermez le PDF et lorsque vous essayez de l’ouvrir à nouveau, vous remarquerez que le document est protégé par un mot de passe.
FAQ
1. Les documents Google « toute personne disposant du lien » sont-ils sécurisés si vous ne partagez pas le lien ?
Les documents Google accessibles à tous ne sont pas entièrement sécurisés. Le lien comporte un élément aléatoire de 44 caractères, ce qui le rend difficile à deviner. Cependant, le risque réside dans le fait de le partager accidentellement ou de le stocker dans l'historique du navigateur, le presse-papiers ou les extensions. Pour une meilleure sécurité, limitez l'accès à votre compte Google uniquement.
2. Que dois-je faire immédiatement si mes données sont exposées sur Google Docs ?
Si vos données sont exposées sur Google Docs, suivez ces étapes immédiates :
Ajuster les autorisations : vérifiez les paramètres de partage de vos documents et supprimez l'accès aux utilisateurs non autorisés. Vérifiez que les fichiers confidentiels ne sont pas accessibles ouvertement.
Déterminer la cause : Enquêter sur la manière dont l’exposition s’est produite afin d’établir les mesures de protection nécessaires.
Alerter les personnes concernées : avertissez toute personne dont les informations pourraient avoir été compromises et évaluez vos mesures de sécurité pour éviter de futurs problèmes.
3. Comment partager plusieurs documents Google à la fois ?
Accédez à votre Google Drive et cliquez sur les documents que vous souhaitez partager en maintenant la touche Contrôle ou Maj enfoncée. Appuyez ensuite sur le bouton Partager, sélectionnez vos paramètres préférés et cliquez sur « Terminé ». Le partage direct avec un compte de messagerie est plus rapide que l’envoi de liens. Vous pouvez également créer un dossier partagé et le configurer de manière à ce que seules les personnes dont vous ajoutez les adresses e-mail puissent y accéder.
